ادخال البيانات هو المرحلة التى تسبق عملية تحليل البيانات للحصول على التقارير اللازمة لتحديد استراتيجيات المنشأة وخططها .
كما تساعد وظيفة ادخال البيانات فى انشاء قواعد البيانات
لتحليلها بصورة منتظمة ، لاستغلالها فى اتخاذ القرارات وتحديد الاستراتيجيات ،
وضمان تطور الأعمال الخاصة بالمنشأة .
وهى واحدة من أحدث طرق الربح من الانترنت والتى تكتسب
أهمية كبيرة لتجميع البيانات وتبويبها بطريقة الكترونية ، يمكن من خلالها استخلاص
البيانات بطريقة أسهل من الطريقة الورقية .
ادخال البيانات الورقية العادية فى صورة الكترونية ،
طريقة من طرق الربح من الانترنت والتى قد تكون مناسبة جدا بالنسبة للعمل الحر ،
ويستطيع الكثيرون استغلالها فى الحصول على دخل اضافى .
تعريف ادخال البيانات .
ادخال البيانات هى : عمليات تسمح بتجميع وتخزين كافة
اعمال المنشأة من بيانات وعمليات على شكل قواعد للبيانات ، لاستغلالها فى اتخاذ
القرارات التى توفر للمنشاة مايلزم لاستمرار نشاطها وتطورها .
من خلال هذا التعريف نلاحظ ان مختلف اعمال الشركة يتم
وضعها من ضمن البيانات المدخلة سواء كانت سجلات محاسبية أو فواتير ونفقات أو عقود
وحتى الاراء والقرارات .
وظيفة مدخل البيانات تكمن فى نقل البيانات من النسخ
الورقية الى نسخة الكترونية يتم تحميلها على جهاز الكمبيوتر ، بالاعتماد على برامج
مخصصة ، وتخزين كافة المعطيات الرقمية على شكل قاعدة بيانات .
المجالات التى يتم فيها استخدام مدخل للبيانات
.
دور مدخل البيانات لا يقتصر فقط على الشركات الكبرى
ووظائف الدوام الكامل ، فأى شركة أو مؤسسة مهما كانت صغيرة لابد من استغلال
البيانات الخاصة بها .
البيانات الضخمة اصبحت وسيلة مهمة بالنسبة للشركات
الكبرى لمعرفة مدى امكانية الانتقال بالمؤسسة الى مرحلة اعلى من مراحل تحقيق
اهدافها الاساسية ، لكن فى الشركات الصغيرة تكون البيانات أقل بكثير ، فما هى
المجالات التى من الممكن أن يتم فيها استخدام مدخل البيانات للحصول على نتائج
تساعد على اتخاذ القرارات .
1 – الشئون المالية :
ادخال البيانات المتعلقة بالعاملات والنفقات والايرادات
، وكافة المعاملات المالية فى المنشأة يساهم بشكل كبير فى تسهيل عمليات استخلاص
نتائج تؤدى الى اتخاذ قرارات نابعة من معلومات حقيقية .
2 – البيع بالتجزئة :
مهما كان حجم أعمالك فهناك حاجة كبيرة لتنظيم بيانات هذه
الاعمال ، سواء كان متجرك الكترونيا أو متجرا تقليديا .
ادخال البيانات الخاصة بأعمال المبيعات والايرادات
والمشتريات والنفقات والاعمال الادارية وغيرها من الاعمال يساهم بشكل كبير فى
معرفة نتيجة اعمالك .
ليس فقط نتيجة
أعمالك وانما ايضا امكانية الاستفادة من هذه البيانات فى تحديد المنتجات التى من
الممكن أن تعمل على زيادتها ، والمنتجات الاخرى التى من الافضل تقليل كمياتها وعدم
تديرها بشكل جيد ومعرفة اسباب عدم امكانية تدوير هذه المنتجات .
3 – التجارة الالكترونية :
يمكنك ادخال البيانات لمشروعك الالكترونى لمعرفة الكميات الموجودة بالمخازن والكميات المطلوبة
والكميات الراكدة والكميات الاكثر تدويرا وغير ذلك فيما يخص مخزنك للمتجرالالكترونى مهما كان مخزنك صغيرا .
كذلك من خلال ادخال البيانات يمكنك معرفة اكثر الاماكن
التى تاتى اليك منها عروض الشراء ونطاقاتها الجغرافية ، أمكانية استغلال الحملات
التسويقية الالكترونية لزيادة المبيعات .
كل هذا يساعد على المزيد من التطور لاعمالك ، والحصول
على التقارير اللازمة ليصبح متجرك الالكترونى اكثر قيمة وأكثر قوة فى السوق
الالكترونية الناشئة .
والمساعدة فى اكتشاف الطريقة الأفضل للتسويق الناجح ، سواء باستخدام وسائل التواصل الاجتماعى ، أو التسويق بالمحتوى ، او التسويق بالبريد الالكترونى ، أو حتى التسويق بواسطة التطبيقات الالكترونية أو التسويق بالعمولة وغيرها من طرق التسويق .
4 – العمل الحر .
من أهم مجالات استخدام ادخال البيانات بالنسبة لمدخلين
البيانات وليس اصحاب الشركات هو امكانية العمل الحر فى مجال ادخال البيانات .
يتمكن العامل الحر الذى يمتلك الخبرات اللازمة لادخال البيانات من سرعة الكتابة وحسن تنسيق البيانات واستغلال مهارات الكتابة الابداعية ، وتطوير مهارات التسويق بالمحتوى وتطوير مهارات الكتابة السريعة ومهارات تنظيم الكلمات والمهارات الاملائية ، من الحصول على فرص وظيفية عالية من قبل الراغبين فى الحصول على هذه الخدمات .
المهارات الأساسية لمدخل البيانات .
رغم حداثة وظيفة مدخل البيانات خاصة فى مجال الربح من
الانترنت الا انه من الضرورى ان يمتلك مدخل البيانات مجموعة من المهارات بالاضافة
الى المهارات الاساسية للتواصل وادارة الوقت وغيرها من المهارات الانسانية
الاساسية ، فما هى المهارات التى يجب أن يمتلكها مدخل البيانات ؟ .
1 – القدرة على التنظيم.
من أهم المهارات التى يجب ان يمتكها مدخل البيانات القدرة
على ترتيب البيانات وترتيبها وتبويبها وتسهيل عملية العودة الى هذه البيانات عند
الحاجة اليها .
هذا التنظيم يتمثل فى مدى قدرة مدخل البيانات على انجاز
العمل فى الوقت المحدد وسهولة تسلم التقارير عند الحاجة اليها من العميل أو المدير
.
2 – اتقان الكمبيوتر .
ادخال البيانات من الورق الى الكمبيوتر يتطب بالطبع
القدرة على استخدام اجهزة الكمبيوتر بشكل جيد واحترافالبرامج والنوافذ التى يتم
استغلالها فى عملية ادخال البيانات واتخلاص التقارير .
القدرة على استخدام لوحة المفاتيح بسرعة وسلاسة وعدم
البطء فى الكتابة على البرامج المخصصة على عملية ادخال البيانات مايعنى ضرورة
احتراف البرامج اللازمة وتطوير امعرفة بكل مايتعلق ويسرع عملية ادخال البيانات .
3 – القدرة على التواصل الجيد .
يعمل مدخل البيانات على تنظيم بيانات قد تكون متعلقة
باكثر من مستوى ادارى مايتطلب طلب البيانات من كافة هذه الادارات والحصول على
التوضيح المطلوب لما هو مبهم وغير واضح يستلزم التواصل مع هذه الادارات .
حتى عند استخلاص التقارير قد يكون تسليمها يستلزم الواصل
مع الادارات المختلفة .
أما عند التعامل بطريقة العمل الحر يكون التواصل وسيلة
اكثر اهمية لما يمثله من القدرة على الحصول على قيمة مناسبة للصفقة والحصول على
طلب ادخال البيانات من العميل من الاساس .
4 – التركيز فى التفاصيل .
مدخل البيانات يتعامل مع الكثير من البيانات الرقمية
والوثائق والكلمات فيجب ان يكون منتبها جيدا للتفاصيل حتى لايخطئ فى ادخال تلك
البيانات ماينتج عنه عدم امكانية استخلاص تقارير حقيقية تعبر عن نتيجة اعمال
المنشأة .
5 – اتقان اللغة الانجليزية .
اللغة الانجليزية هى لغة العصر الاساسية فهى اللغة التى
يتم من خلالها التواصل بين الشركات والمؤسسات وقد تكون البيانات مدخلة باللغة
الانجليزية أو الفواتير أو النصوص المطلوب ادخالها فيجب على مدخل البيانات اتقان
اللغة الانجليزية .
كذلك بالنسبة للعامل الحر ضرورة اتقان اللغة الانجليزية
قد تكون أكثر الحاحا ن حيث أن اللغة الانجليزية هى لغة التواصل الاساسية سواء مع
العملاء أو مع البيانات التى قد تكون مكتوة باللغة الانجليزية .
مهام مدخل البيانات .
1 – تحويل الوثائق والمستندات والفواتير الورقية الى
نسخة الكترونية على البرامج المخصصة ، ومسحها وتخزينها على اجهزة الكمبيوتر .
2 – مراجعة البيانات وفحص مطابقتها للوثائق والمستندات
الاصلية ، والتأكد من صحة سلامة المعطيات الموجودة بها .
3 – جمع وتنظيم وحفظ البيانات بالطريقة المناسبة سواء
كانت من خلل برنامج مخصص أو من خلال الجداول الالكترونية ، أو الرسوم البيانية او
برامج الكتابة .
4 – ضمان توفر نسخ احتياطية من البيانات والمستندات ،
واستخدام الانظمة الالكترونية مثل التخزين السحابى واتباع قوانين الامن السيبرانى
فى تأمين البيانات .
5 – تحديث البيانات بشكل مستمر بمجرد توفر بيانات جديدة
، والت قد يكون لها اهمية كبيرة لاستكمال البيانات السابقة لها .
6 – الاستجابة للطلبات المقدمة من قبل المسئولين للحصول
على البيانات والتقارير التى تم استخلاصها من البيانات التى تم تسليمها لمدخل
البيانات سابقا ، للمساعدة على اتخاذ القرارات اللازمة .
أهمية ادخال البيانات للنشاط التجارى .
1 – الفهم الجيد لسلوكيات العملاء .
2 – معرفة مناطق الضعف فى الاداء وتطويرها .
3 – مراقبة التدفقات النقدية وتنظيمها .
4 – اتخاذ القرارات واستخلاص التقارير اللازمة لتطوير العمل .
